10/20/2012

Arbitration in international commercial relations

Entrepreneur, especially one operating in international market, should be aware of the opportunities and risks associated with  negotiation and conclusion of an arbitration agreement. Content of a seemly inconspicuous arbitration clause may often influence - or even determine - the outcome of a dispute. This is what makes knowledge of the possible practical consequences of implementing arbitration clause in the contract so crucial for entities functioning on international markets. 

This  article aims to provide the reader with knowledge of basic aspects of commercial arbitration in its international dimension. Some references are made to current Polish regulations, however the principles standing behind the laws quoted are quite uniform in most civil law systems.

1. Duration of the proceedings. Proceedings before courts may last for years and parties to the dispute have a limited impact on the time spent in court. For example, average duration of a case brought in front of  a (Polish) court - from submission of the application to obtaining a judgment - is more than 500 days, and, in disputes which are commercial in nature, even more than 800 days. 

Arbitration proceedings  are shorter, but still  far from perfect - in Poland they are, on average, 352 days long. The general average of EU states is 647 days for the proceedings before the courts and 503 days for arbitration.

One should be aware that the parties entering the arbitration agreement may determine in advance the maximum time by which the tribunal's decision should be made. Moreover, some arbitration rules may pre-set a specific deadline binding the arbitrators, for example, up six to months (as it is the case of the art. 30 of ICC Arbitration Rules).

2. Flexibility of contractual determination of the rules governing the proceedings. Litigation in civil law systems is quite formalized (which is quite an understatement!). The result is that the court's final judgement may at times be unrelated to the reality of the case (for example - according to Polish regulations, if a party does not provide all the relevant evidence as promptly, it may be deprived of being able to present it later on during the proceedings and, thus, loose the case on lack of evidence only).

Arbitration, on the other hand, does not impose stringent formalities on the parties. Moreover, the parties themselves can decide most of the rules governing the proceedings. For example - they may specify that the Court shall be guided by the principles of fairness, be ruling ex aequo et bono or operate otherwise taylored-to-the case set of rules. 

An interesting option is arbitration directed by the principles of amicable compositeur, where the role of the Tribunal is not not only to settle the dispute, but also lead to such a conclusion, which would keep the business relationship between the parties as unharmed as possible, taking into conideration the circumstances of the case.

3. Confidentiality. Proceedings before the courts of law are, in general, open to the public. This may be changed, f.e.  for the protection of trade secrets, but the final judgment, at least in Poland, always has to be announced publicly. Arbitration proceedings are held behind closed doors, and the publication of the decision is entirely at the discretion of the parties. This feature of arbitration may be important in cases where the business is dependent on keeping the occurrence of the dispute a secret. Some arbitration rules (f.e. Rules of the Court of Arbitration at the Polish Chamber of Commerce in Article 12) imposes an obligation of confidentiality not only on the arbitrators, but also on the parties.

4. Forum selection. Settlement of commercial disputes, particularly those international in nature, many times requires not only a very extensive knowledge of  law, but also an expertise covering many specialized fields and ability to communicate in foreign languages ​​to a degree that may be beyond the reach of the ordinary courts.  Lack of such knowledge may translate directly to the quality of the court's decision. In arbitration this problem is solved to a great extent, as leading arbitration centers maintain lists of arbitrators consisting of experienced professionals of many fields of life. 

5. Choice of law, language, and place of the proceedings. This feature is particularly important in international relations. If there is a dispute between natural persons or companies established in different countries whose representatives speak different languages, one of the parties may be handicapped in defending its rights. Arbitration Agreement, properly negotiated, allows the parties to taylor a "neutral ground" for future disputes. This includes, but is not limited to, choice of the place and  language in which the proceedings are to be conducted.

6. Lack of appeal. Proceedings before the courts of law usualy grant a dissatisfied party a right to appeal from the decision of the court of first instance and the appeal  may be based on a wide spectrum of grounds. Arbitration proceedings - on the other hand - give a very limited opportunity to appeal from the award.

7. The costs. It is often stated that the cost of  arbitration  is usually lower than this incurred by litigation. As it turns out in - this is not always the case. For example, research carried out by the Roman ADR Center shows that the average cost of arbitration with a dispute value of EUR 200 000 in the EU is 34 385 euros. In  case of proceedings before the courts, the average is 25 357 euro. However, one should keep in mind that this is a calculation of the costs associated strictly with the administration and legal services. The estimation does not address many issues like, for example the costs of rising interests. Current statutory interest rate in Poland is 13% per annum. Given the 200 000 euro dispute value this rate would translate into an additional 2 000 euro for each month of the proceedings.  

8. Summary. Regular part of conducting a business is contracting and negotiating. Knowledge of the consequences of specific provisions of the various clauses allows one to properly evaluate the situation and defend the parties' interests effectively. As proven above, arbitration clause is an element worth considering while drafting an agreement an, by itself gives a vivid space for negotiation.

Arbitraż w międzynarodowych stosunkach handlowych

Przedsiębiorca, szczególnie ten działający na międzynarodowym rynku, powinien mieć świadomość możliwości i zagrożeń, jakie wiążą się z  negocjowaniem i zawarciem umowy o arbitraż. Niepozorna, kilkuzdaniowa klauzula arbitrażowa może niejednokrotnie przesądzić o wyniku przyszłego sporu. Warto wiedzieć, jakie praktyczne znaczenie ma umieszczenie jej w umowie. 

Niniejszy artykuł ma na celu zapoznanie Czytelnika z podstawowymi aspektami arbitrażu handlowego w jęgo międzynarodowym wymiarze. W tekście pojawią się odniesienia do aktualnie obowiązującego rodzimego prawa, tym niemniej przyświecające im założenia są wspólne większości systemów civil law.
 
1. Czas trwania postępowania. Postępowania przed sądami powszechnymi mogą toczyć się latami i strony pozostające w sporze mają ograniczony wpływ na to, kiedy dojdzie do rozstrzygnięcia. Średni czas trwania sprawy cywilnej  w sądzie powszechnym w Polsce od chwili złożenia pozwu, do uzyskania orzeczenia to  ponad 500 dni, a w sprawach stricte gospodarczych, według różnych źródeł, nawet ponad 800 dni. Postępowania arbitrażowe są krótsze, choć wciąż jak się zdaje, dalekie od ideału – w naszym kraju trwają średnio 352 dni.  Dla wszystkich krajów Unii Europejskiej średnie te wynoszą odpowiednio – 647 dni dla postępowań przed sądem powszechnym i 503 dni dla postępowań arbitrażowych. 

Warto zdawać sobie sprawę z tego, że strony zawierające umowę o arbitraż mogą z góry wyznaczyć termin, do którego ma zapaść orzeczenie w sprawie. Niektóre regulaminy arbitrażowe z góry zakładają termin określony – np. sześciomiesięczny (np. ICC Arbitration Rules w art. 30).

2. Możliwość wpływania na reguły rządzące procedurą postępowania. Proces cywilny przed sądem powszechnym, szczególnie rodzimy, jest bardzo sformalizowany. Powoduje to, że o treści wyroku decydują niejednokrotnie kwestie procesowe zupełnie nie związane ze stosunkiem umownym wiążącym strony (np. nie zgłoszenie dowodu już w pierwszym piśmie procesowym może skutkować jego pominięciem, co z kolei może mieć wpływ na to, kto dany proces wygra). 

Arbitraż nie narzuca z góry rygorystycznych wymagań formalnych. Co więcej, strony same mogą zdecydować jak szczegółowo określą zasady procedury. Przykładowo – można określić, że Sąd przy orzekaniu będzie kierował się tylko zasadami słuszności orzekając ex aequo et bono albo będzie działał na podstawie danego regulaminu arbitrażowego, a nawet wskazać na kompleksową regulację dotyczącą danego elementu postępowania, np. dowodowego odwołując się do IBA Rules on the Taking Evidence in International Commercial Arbitration.  Jednym z  interesujących wariantów jest arbitraż amicable compositeur, gdzie celem, do którego ma zmierzać trybunał, jest nie tylko rozstrzygnięcie sporu, ale też doprowadzenie do takiego rozstrzygnięcia, które pozwoli utrzymać stosunki handlowe między stronami. 

3. Poufność. Postępowania przed sądami powszechnymi są, co do zasady, jawne. Wyłączenie jawności może nastąpić m.in. ze względu na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, jednak orzeczenie kończące postępowanie sąd zawsze wydaje publicznie. Postępowania arbitrażowe odbywają się za drzwiami zamkniętymi, a publikacja orzeczenia leży w zupełności w gestii stron. Ta cecha arbitrażu może mieć znaczenie w przypadkach, gdy przedsiębiorcy zależy na zachowaniu samego faktu wyniknięcia sporu w tajemnicy. Część regulaminów arbitrażowych (np. Regulamin Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie w art. 12) nakłada obowiązek poufności nie tylko na arbitrów, ale też na strony postępowania.

4. Możliwość kształtowania składu forum orzekającego. Rozstrzyganie sporów handlowych wymaga współcześnie nie tylko bardzo rozległej znajomości prawa, ale też niejednokrotnie dostępu do wiedzy specjalistycznej i znajomości języków obcych w stopniu, który może być nieosiągalny dla sądu powszechnego, co może przełożyć się na jakość orzeczenia. W arbitrażu problem ten rozwiązuje w dużym stopniu fakt, że wiodące sądy arbitrażowe prowadzą listy arbitrów składające się z doświadczonych specjalistów danych dziedzin ze znajomością języków obcych. Strony same mogą wskazać, jakimi kompetencjami będzie się legitymować osoba, która będzie rozstrzygała spór.

5. Możliwość wyboru prawa, języka i miejsca postępowania. Ta cecha ma znaczenie szczególnie w stosunkach międzynarodowych. W przypadku, gdy dochodzi do sporu pomiędzy przedsiębiorcami mającymi siedziby w różnych państwach i mówiących różnymi językami może dojść do sytuacji, w której jedna ze stron będzie miała utrudnioną możliwość realizowania swoich praw. Umowa arbitrażowa, umiejętnie negocjowana, pozwala na stworzenie „neutralnego gruntu” na którym strony będą w przyszłości toczyły między sobą spór – w tym wyboru miejsca i języka w jakim postępowanie będzie się toczyć, a nawet prawa, które będzie miało w danym przypadku zastosowanie.

6. Możliwości kwestionowania orzeczeń. Postępowania przed sądami powszechnymi są dwuinstancyjne i dają znacznie szersze możliwości odwoławcze niż te, toczące się przed sądem arbitrażowym. Z jednej strony skraca to postępowanie przed sądem polubownym, z drugiej – bardzo ogranicza możliwość zaskarżania orzeczenia, które w ocenie strony jest niezasadne. 

7. Koszty.  Często twierdzi się, że koszty w postępowaniach arbitrażowych są niższe od tych ponoszonych przez strony przed sądem powszechnym. Jak się okazuje w praktyce – nie zawsze tak jest. Przykładowo, z badań przeprowadzonych przez Rzymskie ADR Center wynika, że średni koszt postępowania arbitrażowego przy wartości sporu 200 000 euro w krajach UE wynosi 34 385 euro. W przypadku postępowań przed sądami powszechnymi jest to kwota 25 357 euro.   Trzeba jednak pamiętać, że jest to wyliczenie kosztów związanych stricte z prowadzeniem sporu, nie uwzględniający na przykład kwestii związanych z potencjalnie narastającymi odsetkami. Dla przykładu, obecna ustawowa stopa odsetek w Polsce wynosi 13% rocznie, co przy powyższej wartości przedmiotu sporu i z perspektywy pozwanego przełożyłoby się na dodatkowe 2 000 euro za każdy kolejny miesiąc toczącego się postępowania. 

8. Podsumowanie. Stałym elementem stosunków handlowych jest zawieranie umów i negocjowanie ich warunków. Wiedza na temat konsekwencji wiążących się z zapisami poszczególnych klauzul pozwala na skuteczne realizowanie swojego interesu już na etapie kształtowania stosunku umownego, a brak tej wiedzy może okazać się kosztowny. Jak widać na przykładzie powyższego, umowa o arbitraż daje w tym zakresie szerokie pole do popisu, oddając do dyspozycji stron cały asortyment elementów, które mogą posłużyć jako karta przetargowa w negocjacjach. 

Arbitraje en relaciones internacionales comerciales 

Empresario, especialmente uno que opera en el mercado internacional, debe ser consciente de las oportunidades y los riesgos asociados con la negociación y conclusión de un acuerdo de arbitraje. Contenido de una cláusula de arbitraje  puede influir  - o incluso determinar - el resultado de un conflicto futuro. Esto es lo que hace  conocimiento de las posibles consecuencias prácticas de la inclusión de cláusula de arbitraje en el contrato tan crucial para el funcionamiento de los empresarios en los mercados internacionales.

Este artículo pretende ofrecer al lector con conocimiento de los aspectos básicos del arbitraje comercial en su dimensión internacional. Se hacen algunas referencias a la actual normativa polaca, pero los principios detrás de los reglamentos citados a continuación son bastante uniformes en la mayoría de sistemas de derecho civil.

1. Duracion de los procedimientos. Procedimientos en frente de los juzgados pueden durar anos y los participantes del conflicto tienen limitado impacto al tiempo que siguan siendo alegando en la corte. Por ejemplo, una duracion media del caso en corte polaco - desde la interposición de un recurso a la obtención de una sentencia. - es mas que 500 dias. En los conflictos que son comerciales en su aspecto lo mismo puede ser 800 dias.

Procedimientos de arbitraje son mas cortos, pero lejos de ser perfectos. En Polonia, son, en promedio, 352 dias de largo. El promedio general de los paises de UE es 647 dias para los procedimientos en frente de juzgados y 503 dias para arbitraje.

Uno debe ser consciente que los partidos que entran un acuerdo de arbitraje pueden determinar el tiempo maximo  durante que expectan que los procedimientos se acaben. Ademas, ciertos reglos de arbitraje predeterminan una fecha para emitir el laudo arbitral (como, por ejemplo, en caso de art. 30 de reglos de arbitraje de International Chamber of Commerce).

2. La flexibilidad de la determinación contractual de las normas que rigen los procedimientos. Los litigios en los sistemas de derecho civil son  bastante formalizados. El resultado es que el juicio final del tribunal puede ser a veces sin relación con la realidad del caso. Por ejemplo - de acuerdo a la normativa polaca - si una parte no proporciona todas las pruebas pertinentes tan pronto como posible, puede ser privado de la posibilidad de presentarlos más tarde durante los procedimientos y, por lo tanto, puede perder el caso solamente por falta de prueba relevante.

Arbitraje, por otra parte, no exige requisitos tan estrictos para las partes. Ademas, los mismos pueden decidir sobre las normas que rigen el procedimiento. Por ejemplo - se puede especificar que el tribunal se guiará por los principios de equidad, o sea gobernante de los principios ex aequo et bono.

Una opción interesante es el arbitraje dirigido por los principios de amicable compositeur,  donde la función del Tribunal no es sólo para resolver el conflicto, sino que también conducen a esa conclusión, la que mantendría la relación comercial entre las partes tan ileso como posible.

3. Confidencialidad. Los procedimientos ante los tribunales de justicia son, en general, abierto al público. Esto puede ser cambiado, por ejemplo para la protección de los secretos comerciales, pero el juicio final, al menos en Polonia, siempre tiene que ser anunciado públicamente. Los procedimientos de arbitraje se llevan a cabo a puerta cerrada y la publicación de la decisión queda a la entera discreción de las partes. Esta función de arbitraje puede ser importante en caso de que el negocio depende de mantener la existencia de la disputa de un secreto. Algunas reglas de Arbitraje imponen una obligación de confidencialidad no sólo para los árbitros, sino también para las partes.

4. Selección  del foro. Solución de controversias comerciales, en particular los de carácter internacional, muchas veces requiere no sólo un conocimiento muy amplio de la ley, sino también una experiencia que abarca muchos campos especializados y la capacidad de comunicarse en lenguas extranjeras en un grado que pueden estar fuera del alcance de los los tribunales ordinarios. La falta de tales conocimientos puede traducirse directamente a la calidad de la decisión de la corte. En el arbitraje se resuelve este problema en gran medida, como los principales centros de arbitraje mantienen listas de árbitros profesionales con experiencia de muchos campos de la vida.

5. Elección de la ley, el lenguaje y lugar de las actuaciones. Esta característica es especialmente importante en las relaciones internacionales. Si hay una disputa entre personas físicas o jurídicas establecidas en distintos países cuyos representantes hablan idiomas diferentes, una de las partes pueda ser impedida en la defensa de sus derechos. Acuerdo de Arbitraje, debidamente negociado, permite a las partes a crear un "terreno neutral" para los conflictos futuros. Esto incluye, pero no está limitado a, la elección del lugar de arbitraje y el idioma en el que el procedimiento se llevarán a cabo.

6. La falta de apelación. Los procedimientos ante los tribunales de justicia generalmente conceden a una parte insatisfecha derecho a apelar de la decisión del tribunal de primera instancia.  Apelación se puede basarse en una amplia gama de motivos. Los procedimientos de arbitraje - por otro lado - dan una oportunidad muy limitada para apelar el laudo.

7. Los costes. A menudo se afirma que los costos del arbitraje son generalmente más bajos que estos incurridos por litigio. Pues resulta que este este no es siempre verdad. Por ejemplo, la investigación llevada a cabo por el Centro Romano ADR muestra que el coste medio de un arbitraje con un valor de 200 000 euros en la UE es de 34 385 euro. En el caso de los procedimientos ante los tribunales, el promedio es de 25 357 euros. Sin embargo, hay que tener en cuenta que este es un cálculo de los costos relacionados estrictamente con la administración y los servicios jurídicos. La estimación no aborda muchos temas como, por ejemplo, los costes de intereses. Tasa de interés legal en Polonia es de 13% anual. Teniendo en cuenta el valor de disputa de 200 000 euros, esta tasa se traduciría en un adicional de 2 000 euros por cada mes del litigio.

8. Resumen. Parte regular de la realización de un negocio es contratación y negociación. Conocimiento de las consecuencias practicas de distintas cláusulas permite un partido evaluar correctamente la situación y defender sus intereses. Como ha demostrado anteriormente, la cláusula de arbitraje es un elemento digno de considerar al redactar un acuerdo y por sí mismo da un espacio vivo para la negociación